HERRAMIENTA ELECTRÓNICA DE COMPRAS SAP ARIBA

Con el objetivo de modernizar, automatizar y mejorar nuestros procesos de licitación y gestión de contratos; AES SUDAMERICA [AES Gener y filiales, AES Chivor, AES Brasil y AES Argentina] ha implementado una herramienta de compras electrónicas llamada ARIBA®.

ARIBA es una empresa del grupo de SAP, que cuenta con una cartera de productos y servicios de diversas soluciones para la automatización de procesos. Esta aplicación cubre todas las empresas de AES en el mundo.

Con esta nueva herramienta el proceso de compras y contratación será globalmente estandarizado y por lo tanto más flexible y transparente para los socios comerciales y usuarios internos. En adición a esto, esta herramienta mejorará los tiempos de procesamiento de las licitaciones y gestión de contratos.

A partir del 01 de agosto de 2016, los procesos de adquisición de materiales, servicios y obras serán gestionados por la Dirección de Compras de AES a través de la herramienta ARIBA.

Los proveedores de AES pueden registrarse sin costo alguno en ARIBA, lo cual les permitirá: 

  • Recibir invitaciones de licitación, solicitud de cotización y solicitud de propuestas de AES.
  • Someter en línea sus ofertas técnicas, comerciales, anexos, documentación, etc.
  • Comunicar preguntas y respuestas de las licitaciones con el comprador de AES.
  • Negociar y finalizar contratos adjudicados con AES.
  • Incrementar su visibilidad ante los demás negocios de AES alrededor del mundo.
  • Buscar oportunidades de negocios con AES en todo el mundo.

REGISTRO SAP

Una vez ha sido adjudicada una compra es necesario registrar su empresa en nuestro sistema ERP, para esto el proveedor adjudicado deberá diligenciar el formulario de “Creación de proveedores” el cuál debe ser firmado por el Representante Legal adjuntándole los siguientes soportes según corresponda:

PERSONA JURÍDICA

  • Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a 30 días
  • Copia del RUT
  • Certificación bancaria no mayor a 30 días
  • Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal
  • Código de Conducta o Programa de Compliance (si aplica)
  • Cuestionario de Auditoría diligenciado y firmado por el representante legal (cuando  la compra o servicio supere los USD 50.000).
  • Certificado del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos de LA/FT, Fraude, y/o Soborno  (si aplica)

PERSONA NATURAL

  • Copia de la cédula de ciudadanía.
  • Copia del RUT.
  • Certificación original del banco confirmando la cuenta bancaria.

Los requerimientos anteriores son de obligatorio cumplimiento, ya que son exigencias del sistema de información que manejamos para poder realizar los pagos de forma segura y efectiva. Además, es necesario que esta información sea entregada a AES Colombia dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de notificación de adjudicación. De esta forma se podrá continuar con los trámites de generación de órdenes de compra, firma de contrato y los correspondientes pagos, los cuales sólo se harán de forma oportuna y correcta si todos los campos han sido diligenciados correctamente.

Después de esta inscripción, cualquier cambio en sus datos como: Cuenta Bancaria, Razón Social, NIT, Régimen Tributario, Dirección, Correo Electrónico, Teléfono, FAX, etc. deberá ser notificado a AES Colombia mediante el diligenciamiento de este mismo formato, marcando la casilla de novedad. Todos estos criterios son desarrollados con el ánimo de cumplir los compromisos económicos pactados de la misma manera como ustedes cumplirán con nosotros.

REGISTRO DE PROVEEDORES

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